MODERNIZACIÓN DEL TRAMITE DOCUMENTARIO, CONTROL DE DOCUMENTOS Y ADMINIST

Curso – Taller: Días 29, 30 y 31 de Marzo de 2017 MODERNIZACIÓN DEL TRAMITE DOCUMENTARIO, CONTROL DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN EFICAZ DE ARCHIVOS ESTRUCTURA TEMÁTICA FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS Analizar la problemática de la administración de archivos El concepto moderno de archivo Características de un buen archivo Planificación de archivos Legislación relacionada a la Administración de Archivos CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS Consideraciones previas a la clasificación de archivos y ordenación de documentos. Verificar las ventajas e inconvenientes de la centralización y descentralización. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Sistema Alfabético, Sistema Numérico, Sistema Geográfico, Sistema Cronológico. Archivos secretariales Archivos departamentales. Sistema por Asuntos. Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ANÁLISIS Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión Detectar las duplicaciones e inconsistencias DISEÑO Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a Mapa Documental Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CD-ROM, etc. Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y implementación Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión documental Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo al personal COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL USUARIO Como organizar el servicio de recepción. Como diseñar la numeración del expediente. Como registrar la documentación que ingresa al sistema Servicio de información de expediente ingresado Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos. Como organizar los formatos, manuales y reportes Elaboración de inventarios y transferencia de documentos LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO Criterios para la clasificación y ordenación de documentos Control de documentos, procedimientos para el registro del ingreso de documentos. Archivo, libro de registro, distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la